Обязанности:
Выполнение задач, поставленных руководством и непосредственным руководителем;
• Планирование, координация и ведение рабочего графика руководства: организация внешних и внутренних встреч, телефонных переговоров, собеседований; ведение и корректирование рабочего календаря руководства;
• Организация поездок и командировок руководства (осуществление визовой поддержки, бронирования гостиниц, организация трансфера, программы поездок и т.п.);
• Обеспечение входящих и исходящих звонков руководства;
• Учет и распределение поступающей информации, касающейся руководства, своевременная передача документов, сообщений и информации руководству;
• Осуществление технической помощи руководству (копирование, печать, сканирование и пр.);
• Ведение телефонной и информационной базы руководства (контакты, др. информация);
• Организация приема посетителей руководства: заказ пропусков и сопровождение посетителей, отслеживание состояния переговорных комнат до и после приема клиентов;
• Отслеживание поступления документов, своевременная их передача. Контроль и координация получения и отправки входящей и исходящей корреспонденции руководства (документы, письма, факсы, письма по электронной почте);
• Координация работы водителей руководства;
• работа с поставщиками (отслеживание платежей, контроль за своевременным поступлением документации);
• заключение договоров, отслеживание оплаты и тарифных планов корпоративной связи;
• жизнеобеспечение офисов;
• участие в разработке и заказ сувенирной и полиграфической продукции фирмы;
• организация корпоративных мероприятий компании.
Достижения:
Многонаправленность в работе. Умение «сглаживать» острые углы в коллективе. Поддержание «лица» компании. Подстраиваться под руководителя (принимать образ и темп жизни). Дипломатичность.